Các bước & Mô hình Quy trình Truyền thông là gì?

Bất cứ khi nào hai hoặc nhiều người trao đổi tin nhắn, họ đang tham gia vào quá trình giao tiếp cơ bản. Nghe có vẻ đơn giản phải không. Tuy nhiên, quá trình giao tiếp thực sự khá phức tạp. Nó không chỉ có một số thành phần, mà sự rõ ràng và bối cảnh của thông điệp có thể bị ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực bởi một số yếu tố.

Điều quan trọng là phải hiểu quy trình giao tiếp để có thể giao tiếp hiệu quả và tránh hiểu sai. Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét các thành phần của giao tiếp và mô hình quy trình giao tiếp. Sau đó, chúng ta sẽ khám phá các cách tiếp cận và quy trình giao tiếp tổ chức. Cuối cùng, chúng ta sẽ thảo luận về quy trình liên lạc qua email.

Mục lục

• 1 Các thành phần của giao tiếp
  • 1.1 Bối cảnh
  • 1.2 Người gửi / Bộ mã hóa
  • 1.3 Tin nhắn
  • 1.4 Trung bình
  • 1.5 Bộ thu (Bộ giải mã)
  • 1.6 Phản hồi
• 2 Mô hình quy trình giao tiếp
  • 2.1 Năm bước cơ bản trong mô hình quy trình giao tiếp
• 3 Phương pháp và Quy trình Truyền thông Tổ chức
  • 3.1 Quy trình liên lạc qua email
  • 3.2 Giữ cho email của bạn ngắn gọn
• 4. Kết luận
  • 4.1 Bài viết liên quan

Các thành phần của giao tiếp

Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông điệp bằng lời nói và không lời. Chúng ta có thể xác định giao tiếp bằng cách xác định các thành phần của nó như sau:

Bối cảnh

Bối cảnh là môi trường mà giao tiếp diễn ra và bao gồm tổ chức, văn hóa và cộng đồng. Ngoài ra, những kích thích bên ngoài, chẳng hạn như cuộc họp, cuộc trò chuyện thông thường, email, bản ghi nhớ, v.v. và những kích thích bên trong như ý kiến ​​và cảm xúc, ảnh hưởng đến bối cảnh. Chỉ khi xem xét tất cả các khía cạnh của ngữ cảnh thì người ta mới có thể giao tiếp hiệu quả.

Người gửi / Bộ mã hóa

Người gửi sử dụng kết hợp các từ, ký hiệu, đồ thị và hình ảnh để giao tiếp. Người nói là người mã hóa trong giao tiếp bằng miệng, và người viết là người mã hóa trong giao tiếp bằng văn bản.

Thông điệp

Thông tin trao đổi giữa người gửi và người nhận tạo ra một thông điệp, có thể là cố ý hoặc vô ý. Người gửi thông điệp phải xem xét ngữ cảnh để thông điệp có thể hiểu được. Ngoài ra, thông báo phải có ngôn ngữ rõ ràng, với bất kỳ định nghĩa, ví dụ hoặc hình ảnh cần thiết nào để đảm bảo sự dễ hiểu.

Trung bình

Phương tiện - kênh mà tin nhắn được gửi đi - có thể là điện tử, âm thanh hoặc bản in. Việc lựa chọn phương tiện bị ảnh hưởng bởi:

• Mối quan hệ giữa người gửi và người nhận
• Bản chất của thông điệp

Sử dụng phương tiện truyền miệng khi tin nhắn của bạn khẩn cấp, mang tính cá nhân hoặc khi cần phản hồi ngay lập tức. Sử dụng phương tiện viết khi mang tính kỹ thuật, trang trọng hoặc cần được lập thành văn bản.

Bộ thu (Bộ giải mã)

Người nghe hoặc người đọc giao tiếp diễn giải thông điệp. Người nhận bị ảnh hưởng bởi ngữ cảnh, cũng như các kích thích bên ngoài và bên trong. Nếu người nhận có ý kiến ​​thiên lệch hoặc quan niệm sai lầm, thông điệp có thể không được nhận một cách chính xác. Thái độ và tính cách cũng ảnh hưởng đến người nhận.

Phản hồi

Phản hồi là phản ứng của người nhận - phản ứng của họ đối với giao tiếp. Im lặng có thể là một hình thức phản hồi hoặc người nhận có thể trả lời bằng miệng hoặc bằng văn bản. Phản hồi được sử dụng để xác nhận rằng thông báo đã được hiểu và bất kỳ hành động bắt buộc nào đã được thực hiện.

Tất cả các thành phần phải phối hợp với nhau một cách hiệu quả để quá trình giao tiếp được hoàn thiện và truyền tải được thông điệp đã định.

Mô hình quy trình giao tiếp

Quá trình giao tiếp đề cập đến việc trao đổi thông tin (một thông điệp) giữa hai hoặc nhiều người. Để cuộc trao đổi này thành công, cả hai bên phải có khả năng trao đổi thông tin và hiểu nhau. Giao tiếp không thành công nếu luồng thông tin bị chặn vì một lý do nào đó hoặc nếu những người cố gắng giao tiếp không thể hiểu chính họ. Để hiểu được giao tiếp là gì - mục đích và giá trị của nó - chúng ta phải hiểu mô hình quá trình giao tiếp.

Năm bước cơ bản trong mô hình quy trình giao tiếp

Bước 1 Đặt mục tiêu của bạn trước khi tham gia vào giao tiếp hoặc bắt đầu truyền tải thông điệp.

• (Các) mục tiêu là gì?
• Bạn muốn người nhận tin nhắn thực hiện hành động gì khi họ đã hiểu thông điệp?
• Tại sao thông điệp lại quan trọng?

Bước 2 Xác định người nhận (đối tượng mục tiêu) của giao tiếp của bạn.

• Giúp bạn có thể điều chỉnh thông điệp của mình để có sự hiểu biết tối ưu.
• Cho phép bạn nhắm mục tiêu những người thích hợp để nhận tin nhắn của bạn.

Bước 3 Chọn phương thức giao tiếp của bạn.

• Lựa chọn của bạn dựa trên những gì bạn đang cố gắng đạt được.
• Xem xét trình độ kỹ năng của (các) người nhận.
• Chọn một biểu mẫu phù hợp, tức là điện thoại, email, bản trình bày power point, v.v.

Bước 4 Xem xét (các) bộ thu của bạn.

• (Các) người nhận của bạn mức độ năng lực và hiểu biết.
• Cách họ học và nhận thông tin tốt nhất, tức là trực quan, bằng lời nói, v.v.
• Kết hợp các phương pháp liên lạc để đáp ứng nhu cầu của tất cả người nhận, tức là các bản phát tay có giải thích bằng lời nói.

Bước # 5 Điều chỉnh giao tiếp của bạn với phản hồi nhận được.

• Tìm kiếm sự đồng thuận của sự hiểu biết
• Thay đổi thông điệp, kiểu giao tiếp, phong cách, giọng điệu, v.v. khi nhận được phản hồi.

Quá trình giao tiếp có thể bị ảnh hưởng bởi cách thông tin được truyền, nhận và diễn giải theo hai cách:

• Tiếng ồn . Bất kỳ loại can thiệp nào ảnh hưởng đến việc gửi, nhận hoặc hiểu thông điệp.
• Tiếng ồn sinh lý. Mất tập trung do cách chúng ta suy nghĩ và cảm nhận, tức là mệt mỏi, đau đầu, đói hoặc các yếu tố khác.
• Tiếng ồn vật lý . Sự can thiệp của môi trường, chẳng hạn như tiếng ồn do người khác tạo ra, đám đông, nhiệt độ cao hoặc thấp và ánh sáng chói hoặc mờ.
• Tiếng ồn tâm lý . Cảm giác và tính cách của một người ảnh hưởng đến mức độ hiệu quả của việc giao tiếp và diễn giải, tức là cảm giác phòng thủ, mối bận tâm hoặc thành kiến.
• Tiếng ồn ngữ nghĩa . Các từ phải được hiểu lẫn nhau để giao tiếp diễn ra. Ngôn ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ có thể gây nhầm lẫn.
• Bối cảnh . Bối cảnh và tình huống - vật lý, văn hóa hoặc xã hội - nơi giao tiếp diễn ra có thể tác động đến việc trao đổi thông tin thành công.

Mô hình quá trình giao tiếp giúp chúng ta xác định ai tham gia vào giao tiếp và những gì phải diễn ra. Đó là một khuôn khổ để chúng ta có thể xây dựng giao tiếp thành công giữa cá nhân và tổ chức.

Các phương pháp và quy trình giao tiếp trong tổ chức

Mặc dù có nhiều định nghĩa về giao tiếp tổ chức, nhưng vì mục đích của chúng tôi, chúng tôi sẽ định nghĩa truyền thông tổ chức là việc gửi và nhận thông điệp trong một bối cảnh hoặc môi trường cụ thể (tổ chức) để đạt được các mục tiêu chung, cá nhân, giữa những người có liên quan với nhau.

Quá trình giao tiếp tổ chức liên quan đến việc gửi và nhận thông điệp bằng văn bản (không lời nói) hoặc trực tiếp (bằng lời nói). Phần lớn giao tiếp của tổ chức liên quan đến việc truyền tải thông tin. Tuy nhiên, giao tiếp phức tạp hơn, chẳng hạn như giải quyết xung đột, đòi hỏi khả năng xử lý ý nghĩa và thương lượng bằng cách sử dụng các quy tắc của tổ chức.

Cho dù cuộc giao tiếp được coi là đơn giản hay phức tạp, để sự hiểu biết diễn ra, thông điệp phải rõ ràng, ngắn gọn và tránh ngôn ngữ ngoài lề về chính trị hoặc văn hóa. Các tổ chức phải mô hình hóa các kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong:

• Phỏng vấn
• Tạo mối quan hệ công việc tích cực
• Đánh giá hiệu suất
• Giải quyết xung đột
• Quyết định
• Kiểm soát căng thẳng
• Xã hội hóa tổ chức
• Bài thuyết trình cá nhân và nhóm
• Giao tiếp với công chúng bên ngoài

Truyền thông tổ chức phụ thuộc vào ngữ cảnh và văn hóa khi mọi người truyền tải thông điệp và thông tin bằng văn bản, điện tử và mặt đối mặt. Bản chất và chức năng (bối cảnh) của tổ chức ảnh hưởng đến giao tiếp. Ngoài ra, mỗi tổ chức có văn hóa độc đáo của riêng mình. Để giao tiếp thành công trong tổ chức, cả bối cảnh và văn hóa phải trùng khớp và hoạt động cùng nhau.

Giao tiếp trong tổ chức xây dựng các mối quan hệ trong nội bộ với các thành viên của tổ chức và với công chúng bên ngoài. Sự thành công của một tổ chức phụ thuộc vào khả năng giao tiếp hiệu quả của các thành viên. Nhân viên cần có kỹ năng thuyết trình trước đám đông, lắng nghe và giao tiếp giữa các cá nhân để giao tiếp thành công trong một tổ chức. Một tổ chức thành công sẽ cung cấp đào tạo để đảm bảo sự thành công của nhân viên của họ.

Truyền thông tổ chức mang lại lợi ích cho tổ chức theo một số cách:

• Điều chỉnh nhân sự để thay đổi
• Hoàn thành các nhiệm vụ về thủ tục, chính sách và quy định hỗ trợ hoạt động liên tục hàng ngày
• Hoàn thành các nhiệm vụ liên quan đến vai trò và trách nhiệm cụ thể của bán hàng, dịch vụ và sản xuất
• Phát triển các mối quan hệ để giao tiếp thành công dựa trên sự hài lòng trong công việc, tinh thần và thái độ cá nhân
• Lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động quản lý

Điều quan trọng là phải hiểu các cách tiếp cận và quy trình giao tiếp của tổ chức để phát triển và hoàn thiện giao tiếp của nhân viên. Mỗi tổ chức phải xác định cách tiếp cận riêng của mình để giao tiếp hiệu quả, xác định các quy trình mà họ sẽ thực hiện để tăng cường giao tiếp cả bên trong và bên ngoài.

Các tổ chức phải có những người giao tiếp có năng lực để hoạt động hàng ngày thành công. Từ trang web của công ty, thông qua sổ tay nhân viên, đến cuộc phỏng vấn chấm dứt hợp đồng, mọi khía cạnh của giao tiếp trong một tổ chức phải làm việc cùng nhau để truyền đạt ý định, văn hóa và cam kết của tổ chức cho cả nhân viên nội bộ và bên ngoài.

Quy trình liên lạc qua email

Email được nhiều người lựa chọn làm phương tiện truyền tải thông điệp. Mặc dù nó nhanh chóng và tương đối dễ sử dụng, nhưng người ta phải đảm bảo rằng họ hiểu quy trình và mục đích của giao tiếp qua email để sử dụng nó một cách hiệu quả.

Có năm thành phần của giao tiếp qua email:

# 1 Người gửi

Giao tiếp qua email thành công yêu cầu người gửi (còn gọi là nguồn hoặc người giao tiếp) mã hóa thông điệp với sự kết hợp của đồ thị, ký hiệu, từ ngữ và hình ảnh để đạt được phản hồi mong muốn.

# 2 Người nhận

Người nhận (thông dịch viên) hiểu thông điệp email của người gửi bằng cách giải mã và diễn giải nó.

# 3 Tin nhắn

Thông điệp hoặc nội dung của email là thông tin mà người gửi muốn chuyển đến người nhận.

# 4 Phương tiện

Phương tiện, còn được gọi là kênh, là phương tiện người ta chọn để truyền thông điệp. Với email, phương tiện là máy tính hoặc điện thoại di động.

# 5 Phản hồi

Khi email đã được truyền, nhận và hiểu thành công, bất kỳ phản hồi nào cho thấy người nhận đã hiểu - bằng lời nói hoặc bằng văn bản - đều được coi là phản hồi. Phản hồi giúp chúng tôi xác định xem chúng tôi đã hoàn thành mục đích của mình chưa.

Email giúp bạn dễ dàng liên lạc với người khác bất cứ lúc nào và ở đâu, đặc biệt là với sự ra đời của điện thoại thông minh. Ngoài ra, người nhận có khả năng trả lời ngay lập tức. Tuy nhiên, cùng với những lợi ích của phương pháp giao tiếp này, đi kèm với một số vấn đề. Chúng ta phải nhớ rằng email là một công cụ giao tiếp và không cho phép nó thúc đẩy hành động của chúng ta, mà hãy sử dụng nó để hoàn thành các mục tiêu giao tiếp của chúng ta. Để làm điều này:

Giữ cho email của bạn ngắn gọn

Mọi người mong đợi giao tiếp qua email phải trực tiếp và đi vào trọng tâm. Một vài dòng đầu tiên nên truyền đạt ý định của email và cho người nhận biết liệu phản hồi nếu cần thiết vì nhiều hệ thống cho phép người nhận đọc phần đầu của email trước khi mở nó.

• Hãy chuyên nghiệp. Không quan trọng email của bạn được gửi đến ai - sếp của bạn, người quản lý tuyển dụng hoặc đồng nghiệp - nội dung của bạn phải chuyên nghiệp về nội dung và thành phần. Không sử dụng biệt ngữ nhắn tin, hình mặt cười, phông chữ khó hiểu hoặc hình ảnh không phải là một phần của cuộc trò chuyện. Làm như vậy khiến nội dung của bạn ít có khả năng được đọc và xem xét một cách nghiêm túc.
• Lịch sự đi. Không bao giờ bắt đầu email của bạn bằng một câu lệnh, mà hãy sử dụng một lời chào, chẳng hạn như “Xin chào” và tên của người nhận. Tránh sử dụng tất cả các chữ cái viết hoa hoặc dấu chấm than, vì nó truyền đạt tiếng la hét. Đóng email của bạn bằng 'Cảm ơn', sau đó là tên của bạn.
• Đừng để Email thay thế giao tiếp trực diện. Một số cuộc trò chuyện trực tiếp hoạt động tốt hơn. Không sử dụng email để tránh giao tiếp trực tiếp. Nếu email không phải là lựa chọn tốt nhất để liên lạc, hãy chọn một phương pháp thay thế. Để có hiệu quả, thông tin liên lạc qua email phải rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Quy trình giao tiếp qua email sau đây giúp đảm bảo email của bạn là một công cụ giao tiếp hiệu quả.
• Xác định mục đích của email của bạn. Làm như vậy giúp bạn quyết định xem bạn có nên gửi tin nhắn hay không. Đảm bảo rằng mục đích của bạn được nêu rõ ràng trong đoạn đầu tiên.
• Xác định hành động bạn muốn người nhận email thực hiện
• Hoàn thành một nhiệm vụ, tức là gọi cho ai đó hoặc đặt hàng.
• Trả lời với thông tin được yêu cầu.
• Đọc email, không cần phản hồi.
• Quyết định nếu bạn cần thông tin hỗ trợ. Xác định và đính kèm bất kỳ và tất cả tài liệu hoặc thông tin hỗ trợ.
• Sử dụng Dòng Chủ đề để Tóm tắt Ý định Thông điệp của Bạn. Hoàn thành dòng tiêu đề sau khi soạn email. Đảm bảo nội dung tin nhắn của bạn được tóm tắt vì điều này khuyến khích người nhận mở và trả lời tin nhắn của bạn.

Liên lạc qua email đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống công việc hàng ngày của một người, làm phong phú và tạo điều kiện kinh doanh với khả năng trao đổi thông tin bất kể địa điểm và thời gian. Tuy nhiên, nhân viên thường phàn nàn về khối lượng lớn email họ nhận được và họ phải thực hiện hành động nào. Ngoài ra, khả năng sử dụng email bất cứ lúc nào có nghĩa là nhân viên thường xuyên có thời gian làm việc bị gián đoạn bởi các email của tổ chức. Nhân viên cần có ý thức kiểm soát cá nhân để tránh căng thẳng liên quan đến công việc và điều này mở rộng đến khả năng nhận và trả lời email của một người nếu và khi thích hợp.

Phần kết luận

Giao tiếp là một quá trình truyền và nhận thông điệp, cả bằng lời nói và không lời. Vì giao tiếp hiệu quả là một cuộc đối thoại không phải độc thoại, nó chỉ hiệu quả nếu nó mang lại phản hồi mong muốn từ người nhận. Để trở thành một người giao tiếp thành công, người ta phải truyền đạt đầy đủ thông tin, suy nghĩ và cảm xúc theo cách để động viên, dạy dỗ và thông báo cho người khác. Người ta phải chọn phương tiện tốt nhất, biết người nhận và sử dụng phản hồi để theo dõi hiệu quả của giao tiếp và sửa đổi nó cho phù hợp. Sử dụng thông tin và công cụ trong bài viết này có thể giúp một người hiểu và sử dụng quy trình giao tiếp để trở thành một người giao tiếp hiệu quả.