15+ Mẹo Làm thế nào để Cải thiện Kỹ năng Giao tiếp

Giao tiếp không chỉ đơn giản là trao đổi thông tin. Để trở thành một người giao tiếp hiệu quả, bạn phải hiểu khán giả, đo lường giọng điệu và âm lượng, xem ngôn ngữ cơ thể và áp dụng một số kỹ năng giao tiếp khác. Bài viết này không chỉ giải thích điều gì tạo nên giao tiếp hiệu quả mà còn trình bày các kỹ năng cần thiết để trở thành một người giao tiếp hiệu quả.

Mục lục

• 1 Kỹ năng Giao tiếp Hiệu quả Cơ bản
  • 1.1 Lập kế hoạch và chuẩn bị những gì bạn sắp nói
  • 1.2 Biết đối tượng của bạn
  • 1.3 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách hiệu quả
  • 1.4 Thiết lập giai điệu tốt và tốc độ nói
  • 1.5 Thực hành
• 2 Kỹ năng Lắng nghe để Giao tiếp Hiệu quả
• 3 Trở thành một nhà giao tiếp hiệu quả tuyệt vời
  • 3.1 Thể hiện sự đánh giá cao và khen ngợi
  • 3.2 Kết nối với (các) người nghe của bạn
  • 3.3 Vẫn tích cực
  • 3.4 Tập trung vào kết quả mong muốn
  • 3.5 Đưa ra và Yêu cầu Phản hồi
  • 3.6 Giả định những ý định tốt nhất
  • 3.7 Theo dõi sau khi bạn liên lạc
• 4 Giao tiếp bằng Văn bản Hiệu quả
  • 4.1 Giữ ghi chú chính xác
  • 4.2 Lên lịch trả lời của bạn
  • 4.3 Đọc và phản hồi toàn bộ thông tin liên lạc
  • 4.4 Kiểm tra câu trả lời để biết chính tả và ngữ pháp đúng
• 5 rào cản đối với giao tiếp hiệu quả
  • 5.1 Bài viết liên quan

Một số kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân áp dụng trong mọi tình huống. Những người khác chỉ áp dụng cho sự nghiệp của bạn hoặc trong cuộc sống cá nhân của bạn. Nếu bạn đang gặp một trong những vấn đề sau đây trong công việc, có lẽ bạn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình.

• Làm tổn thương cảm xúc của người khác
• Thường xuyên bị hiểu lầm
• Các vấn đề khi yêu cầu làm việc theo nhóm
• Thiếu thăng tiến nghề nghiệp

Kỹ năng giao tiếp kém thường gây ra các vấn đề trong hôn nhân. Bạn có thể muốn có những cuộc trò chuyện tốt hơn trong đời sống xã hội hoặc cải thiện khả năng giao tiếp trong công việc. Dù nhu cầu giao tiếp hiệu quả của bạn là gì, thông tin sau đây sẽ giúp bạn xác định xem bạn có kỹ năng giao tiếp hiệu quả hay không và cải thiện những kỹ năng bạn xác định là không hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả cơ bản

Cho dù bạn đang giao tiếp một đối một hay trình bày một thông điệp cho một nhóm, thì vẫn có những kỹ năng giao tiếp hiệu quả cơ bản nhất định có thể áp dụng trong mọi tình huống nói. Hãy xem bạn đã có những kỹ năng giao tiếp hiệu quả nào sau đây và bổ sung những kỹ năng bạn còn thiếu.

Lập kế hoạch và chuẩn bị những gì bạn sẽ nói

Lên kế hoạch cho các bài thuyết trình nhóm và cuộc trò chuyện cá nhân trước thời hạn. Mặc dù một bài thuyết trình có vẻ tự phát là điều đáng mong đợi, nhưng cho đến khi bạn phát triển kỹ năng này thì không có gì sai khi dựa vào kịch bản. Nếu cần giao tiếp tại chỗ, hãy tạm dừng và suy nghĩ một chút trước khi nói. Khi bạn tham gia vào giao tiếp, hãy luôn nói một cách đơn giản và trung thực, vì bạn sẽ nhận được sự tôn trọng của bất kỳ ai đang lắng nghe bạn.

Suy nghĩ về những gì bạn có thể chia sẻ trong các cuộc trò chuyện cá nhân. Những câu chuyện hài hước luôn có tác dụng tốt, đặc biệt nếu chúng nói về điều gì đó đã xảy ra với bạn gần đây. Tránh xa các chủ đề gây tranh cãi - chính trị, tôn giáo, v.v. - và đảm bảo rằng bạn cho người kia cơ hội nói. Các câu hỏi hoạt động tốt, chỉ cần giữ cho chúng nhẹ nhàng và tương đối không mang tính cá nhân.

Đảm bảo rằng bạn chỉ sử dụng những từ bạn quen thuộc. Nếu bạn đang viết ra một bài thuyết trình, hãy kiểm tra ngữ pháp và chính tả trước khi bạn trình bày. Mục tiêu của bạn là được khán giả dễ dàng hiểu được.

Biết đối tượng của bạn

Những gì bạn nói và cách bạn nói sẽ hiệu quả hơn nếu nó được thiết kế cho khán giả mà bạn đang nói. Bạn nên sử dụng một giọng điệu và phong cách giao tiếp khác với gia đình, sếp và đồng nghiệp của mình. Các cuộc trò chuyện khác nhau với bạn bè và những người chúng ta không biết. Người giao tiếp hiệu quả biết cách khiến người nghe chú ý và tôn trọng quan điểm của họ khi nói.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách hiệu quả

Ngay cả khi bạn không nói, bạn vẫn liên tục giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể của mình. Nếu bạn học cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể hiệu quả và đọc ngôn ngữ cơ thể của người khác, bạn sẽ có thể giao tiếp. Ví dụ:

• Thiếu giao tiếp bằng mắt cho thấy sự mất tập trung hoặc không quan tâm.
• Thở dài và ngáp thường là dấu hiệu của sự mệt mỏi hoặc buồn chán về tinh thần và thể chất.
• Khoanh tay hoặc gõ bàn chân hoặc ngón tay cho thấy bạn hoặc người nghe của bạn không tham gia vào cuộc trò chuyện hoặc đang tức giận.

Những tín hiệu phi ngôn ngữ này cho thấy bạn hoặc người nghe của bạn không sẵn sàng để giao tiếp hiệu quả.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể của bạn như nét mặt, tư thế và chuyển động cơ thể để thêm vào nội dung tin nhắn và củng cố những gì bạn đang nói. Chỉ cần gật đầu hoặc lắc đầu có thể tạo thêm ý nghĩa cho nội dung. Ngoài ra, hãy xem xét tuổi tác, trạng thái cảm xúc và nền tảng văn hóa của (những) người nghe của bạn.

Đặt một giai điệu tốt và tốc độ nói

Sử dụng âm lượng và giọng điệu thích hợp để giao tiếp hiệu quả. Nói đủ to khi bạn đang nói chuyện với một nhóm sẽ được lắng nghe, nhưng giảm âm lượng trong cuộc trò chuyện riêng tư. Giọng nói của bạn cũng phải phản ánh cảm xúc; không bao giờ nói với một giọng đều đều. Giọng điệu của bạn phải khác nhau đối với các độ tuổi, quy mô nhóm và chủ đề giao tiếp khác nhau.

Những người giao tiếp hiệu quả biết cách điều chỉnh nhịp độ bài phát biểu của họ. Nói rõ ràng, rõ ràng từng từ. Nếu bạn cần làm như vậy, hãy tạm dừng để thu thập suy nghĩ của bạn. Hãy nhớ rằng im lặng không nhất thiết là một điều xấu; bạn muốn kiểm soát những gì bạn nói.

Thực hành

Cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn là luyện tập. Chọn các tình huống rủi ro thấp để thực hành các kỹ năng bạn đang học cho đến khi bạn cảm thấy thoải mái với một nhóm lớn hơn. Các tình huống xã hội mà bạn không biết nhiều người tham gia là một nơi tốt để bắt đầu. Theo dõi phản ứng của người nghe để xác định mức độ bạn đang sử dụng giao tiếp hiệu quả. Các phần tiếp theo sẽ thảo luận về tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe tốt để giao tiếp hiệu quả và chia sẻ cách phát triển những kỹ năng đó.

Kỹ năng lắng nghe để giao tiếp hiệu quả

Những người giao tiếp hiệu quả nhận ra rằng cuộc trò chuyện bao gồm cả việc nói và nghe hiệu quả. Học cách tham gia vào những gì người nói đang nói bằng cách phát triển các kỹ năng sau

• Hoàn toàn tập trung vào người nói.
• Hiểu những cảm xúc được giao tiếp.
• Tìm kiếm các tín hiệu không lời - âm điệu và âm lượng của giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, v.v.
• Tận dụng khả năng thể chất của bạn:
• Lắng nghe bằng tai phải để kích hoạt phần não trái, nơi xử lý cảm xúc và khả năng hiểu lời nói.
• Đứng thẳng với cằm của bạn để tiếp nhận tần số giọng nói cao hơn.
• Dựa hoặc nghiêng đầu về phía người nói.
• Đừng ngắt lời, nhưng hãy đợi cho đến khi người đó nói xong với suy nghĩ của họ.
• Trả lời những gì đang được nói bằng cái gật đầu, nụ cười và nhận xét ngắn, chẳng hạn như 'Thật sao?' “Tôi hiểu rồi,” v.v.

Bạn không cần phải đồng ý với tất cả những gì một người đang nói. Tuy nhiên, bạn cần phải thể hiện sự tôn trọng ý kiến ​​của người khác. Lắng nghe tích cực không chỉ liên quan đến việc chú ý đến những gì đang được nói, mà còn bỏ qua các phán đoán và phản ứng một cách khách quan với giao tiếp của người khác. Bây giờ chúng ta sẽ xem xét cách một người giao tiếp hiệu quả phản ứng và gắn kết với những người khác.

Trở thành một nhà giao tiếp hiệu quả tuyệt vời

Những người giao tiếp thành công tuyệt vời biết cách phản hồi hiệu quả sự giao tiếp của người khác. Làm như vậy giúp một người hình thành mối liên kết, nếu không phải với người giao tiếp, với nội dung thông điệp của họ. Người giao tiếp thực sự hiệu quả sẽ tiến xa hơn, không chỉ tận dụng tối đa mọi cuộc trò chuyện mà họ tham gia mà còn mang đến cho người nghe trải nghiệm đáng nhớ. Những lời khuyên sau đây sẽ giúp một người không chỉ trở thành một người giao tiếp hiệu quả mà còn là một người tuyệt vời!

Thể hiện sự đánh giá cao và khen ngợi

Bất cứ khi nào bạn nói chuyện với một nhóm hoặc tham gia vào một cuộc trò chuyện dài, hãy bày tỏ sự cảm kích của bạn đối với thời gian mà người nghe dành cho bạn. Ngoài ra, hãy ghi nhận, bình luận hoặc khen ngợi bất kỳ ý kiến ​​đóng góp nào của người nghe. Làm như vậy giúp xây dựng mối quan hệ, một đặc điểm quan trọng của giao tiếp hiệu quả.

Kết nối với (các) người nghe của bạn

Khái niệm này đưa việc tìm hiểu khán giả của bạn lên một tầm cao mới và lớn hơn. Địa điểm của cuộc trò chuyện hoặc bài phát biểu, chủ đề và thậm chí là diện mạo của người nghe có thể cung cấp manh mối giúp bạn có thể kết nối ở cấp độ cá nhân. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn tránh các chủ đề gây tranh cãi như chính trị và tôn giáo.

Vẫn tích cực

Những người giao tiếp hiệu quả biết tầm quan trọng của việc duy trì sự tích cực. Làm như vậy:

• Tránh chủ nghĩa tiêu cực hoặc phàn nàn.
• Theo dõi ngôn ngữ để đảm bảo các từ hoặc cụm từ chỉ trích và công kích không được sử dụng.
• Nếu bạn phải bày tỏ sự không hài lòng hoặc lo lắng, hãy làm như vậy với những lời nói ân cần và khuyến khích - một thách thức, nhưng có thể.

Tập trung vào kết quả mong muốn

Một người giao tiếp hiệu quả biết họ muốn đạt được kết quả gì trước khi bắt đầu giao tiếp. Làm như vậy giúp bạn duy trì chủ đề và thay đổi hướng của cuộc trò chuyện, nếu cần. Xác định những gì bạn muốn đạt được trước khi bắt đầu nói. Ví dụ, bạn có:

• Truyền đạt sự thật
• Cần giải quyết xung đột
• Tìm kiếm lời khuyên
• Liên kết xã hội

Kết quả bạn muốn đạt được xác định quy trình và nội dung của cuộc trò chuyện.

Cung cấp và Yêu cầu Phản hồi

Yêu cầu đầu vào và phản hồi giúp xác nhận giao tiếp thành công, bằng cách cho bạn biết rằng bạn đã được lắng nghe và hiểu. Sử dụng các câu hỏi và cụm từ như:

• Vì vậy, bạn đã đồng ý. . .
• Có vẻ như bạn đang nói. . .
• Ý anh là gì . . .?
• Tôi hiểu bạn có đúng không?

Làm rõ người nghe đang kết nối với những gì bạn đang nói là điều cấp thiết để giao tiếp hiệu quả. Bạn cũng có thể lặp lại vài từ cuối cùng của người khác để tiếp tục tương tác và xác nhận rằng bạn đang lắng nghe.

Giả định ý định tốt nhất

Đôi khi rất khó để xác định giọng điệu chủ định trong giao tiếp của ai đó. Giả sử người nói và người nghe có ý định tốt sẽ tránh được sự tức giận và thù địch. Điều này đặc biệt quan trọng đối với giao tiếp bằng văn bản, vì bạn không thể đánh giá các tín hiệu phi ngôn ngữ. Nếu bạn nghĩ rằng cuộc giao tiếp được thiết kế để làm bạn tức giận hoặc khó chịu, thì tốt nhất bạn nên đáp lại bằng sự thấu hiểu và tử tế. Nếu muốn, bạn có thể yêu cầu làm rõ động cơ và mục đích giao tiếp của người nói.

Theo dõi sau liên lạc của bạn

Một người giao tiếp tuyệt vời biết tầm quan trọng của việc theo dõi sau một bài thuyết trình hoặc cuộc trò chuyện. Khi kết thúc bất kỳ cuộc trao đổi nào, hãy làm rõ các hành động trong tương lai và trách nhiệm giải trình. Điêu nay bao gôm:

• Đánh giá câu trả lời
• Xác nhận thời hạn
• Làm rõ trách nhiệm
• Đặt kỳ vọng

Kết thúc cuộc trò chuyện của bạn bằng cách bày tỏ sự cảm kích, bằng một nụ cười và một lời nói tử tế, nếu có liên quan và phù hợp. Làm như vậy sẽ mở ra cơ hội giao tiếp hiệu quả với (những) người nghe của bạn trong tương lai.

Giao tiếp bằng văn bản hiệu quả

Giữ ghi chú chính xác

Những người giao tiếp hiệu quả biết những nguy hiểm của việc không viết ra giấy. Dù bạn cho rằng trí nhớ của mình tuyệt vời đến đâu, bạn vẫn có khả năng quên những điểm nổi bật sau khi nói hoặc nghe người khác. Nếu ý nghĩ sử dụng giấy bút khiến bạn thu mình lại, hãy tự nhắn tin hoặc ghi chú điện tử. Hãy nhớ thêm ngày của cuộc trò chuyện và cuộc trò chuyện với ai.

Lên lịch trả lời của bạn

Trả lời văn bản, e-mail, điện thoại và tin nhắn văn bản càng sớm càng tốt. Nhiều người cảm thấy thuận tiện khi dành một khoảng thời gian cụ thể trong ngày để trả lời tất cả các liên lạc cùng một lúc. Những người khác có thể làm như vậy hai đến ba giờ một lần. Chọn một lịch trình phù hợp với bạn và bám sát nó. Làm như vậy sẽ giúp những người bạn thường xuyên giao tiếp dễ dàng biết được thời điểm mong đợi phản hồi của bạn.

Đọc và phản hồi toàn bộ thông tin liên lạc

Tránh chỉ đọc hoặc nghe một phần của giao tiếp, vì dẫn đến việc hiểu sai và trả lời bị hiểu sai. Ngoài ra, cần có thêm thời gian để giải quyết các vấn đề do đọc không đủ thông tin liên lạc bằng văn bản. Câu trả lời của bạn phải rõ ràng, ngắn gọn và bao gồm các danh sách được đánh số và dấu đầu dòng nếu thích hợp. Sự hiểu biết rõ ràng có được từ một bài đọc hoàn chỉnh, cùng với phản hồi nhanh chóng, rõ ràng, súc tích sẽ tránh gây hiểu lầm và tỏ ra không chuyên nghiệp.

Kiểm tra câu trả lời để biết chính tả và ngữ pháp đúng

Khi bạn tạo một tin nhắn hoặc phản hồi bằng văn bản, hãy đọc kỹ những gì bạn đã viết, kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng thông điệp của bạn truyền đạt rõ ràng chính xác những gì bạn muốn nói. Một tài liệu viết kém sẽ không đạt được mục tiêu trở thành một người giao tiếp hiệu quả.

Rào cản đối với truyền thông hiệu quả

Có một số rào cản đối với giao tiếp giữa các cá nhân hiệu quả mà người ta phải biết và tránh. Hãy xem xét những điều sau:

• Sao lãng . Cất điện thoại di động của bạn. Nếu cần, hãy chuyển đến nơi nào đó yên tĩnh hơn.
• Bộ đệm cuộc trò chuyện không cần thiết . Nói “ừm”, “bạn biết đấy” hoặc “ồ” liên tục trong suốt cuộc trò chuyện sẽ làm mất đi sự quan tâm của người nghe.
• Thiếu sự đồng cảm . Người nghe có thể xác định xem bạn có thiếu sự đồng cảm và lời nói của bạn mất đi tầm quan trọng đối với họ hay không.
• Mất tự chủ . Nếu một phần của cuộc trò chuyện khiến bạn tức giận và bạn không thể duy trì sự tự chủ của mình, hãy nghỉ ngơi nếu cần thiết để bình tĩnh lại.
• Nhấn mạnh . Cảm giác căng thẳng ức chế giao tiếp hiệu quả. Căng thẳng có thể là kết quả của sự lo lắng khi thuyết trình trước một nhóm đông người hoặc nói chuyện với một người mà bạn không quen biết. Hít thở sâu, thu thập suy nghĩ của bạn và tiếp tục khi bạn cảm thấy thư giãn.

Kỹ năng giao tiếp tốt giúp một người trong cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của họ. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả cải thiện khả năng của bạn để tương tác chuyên nghiệp hơn với người khác. Có thể học và cải thiện cả kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản. Làm theo thông tin và mẹo trong bài viết này sẽ cải thiện kỹ năng giao tiếp cá nhân bằng văn bản và nói của bạn trong cả tình huống kinh doanh và xã hội. Nó Là có thể học cách giao tiếp hiệu quả.